在保險市場的術語中，「清償保險債務狀態」（run-off）是指保險人停止承保新保單的情況。當這種情況發生時，保險人的活動將僅限於履行（或清償）其現存生效保單下的責任。
保險人可以完全停止承保新的保單，從而進入全面清償保險債務的狀態。不過更常見的情況是，保險人是因為業務重組或策略調整而退出特定業務，並對該類保險業務組合進行清償處理。
清償狀態並不影響保險人就其現存生效保單所承擔的法律責任，亦不會免除保險人須以相同監管標準服務該等保單的義務。
近來，越來越多保險人選擇在維持服務水準的前提下，委聘專職處理清償債務的保險代理機構代為管理處於正清償保險債務的業務組合。事實上，即使到了最近，在香港專職處理清償債務的保險代理機構仍不如其他司法管轄區普遍。然而，對相關服務的需求似乎呈現上升趨勢。為此，本文將闡述保監局在審批專職處理清償債務的保險代理機構牌照申請時，有哪些重點評估的事項。
當保險人進入清償狀態時，其業務模式將發生根本性轉變。以往專注於開拓新業務的部門變成冗餘，營運重心亦變為僅維持必要運作，以履行其對現存剩下的保單組合的法律與監管義務為目標。此過程中可能浮現以下問題：
保險人在清償狀態下很難留住有能力的員工，尤其是剩下的保單組合規模正持續縮減；
若保險人計劃完全退出香港市場，留在香港處理清償業務的營運往往會在集團內部被視作具較低重要性，而海外總部對清償業務所需的支援與資源的關注度亦會隨之降低；
若保險人因退出某類業務而將特定保單組合列入清償狀態，管理層可能會把重心放在現行活躍業務，導致正清償保險債務的業務組合具較低重要性；
這些問題可能導致處於正清償保險債務的業務組合的服務水準（尤其在理賠處理方面）逐步下滑，令保單持有人越來越覺得自己被遺棄，因為他們會認為自己未能獲得其支付保費所承諾的應有權益。
專職處理清償狀態保單的代理機構正正能協助保險人應對這些問題。
相關代理機構的員工具備管理正清償保險債務的業務組合的專業經驗，能在控制成本與維持服務水準之間取得平衡。
他們需要對他們的主事保險人負責，而且保險人和保單持有人兩個方面對他們管理正清償保險債務的業務組合的評價，將重大地影響他們能否於將來獲得正清償保險債務的業務組合的新業務。這因而形成了「切身利害關係」，驅使他們好好地履行職責。
透過承接來自不同保險人的業務組合，這些機構得以建立起足夠的規模，從而提供有效率而且優質的服務。
香港保險市場競爭激烈，而保險人亦因此會持續調整業務策略。故此，退出特定業務或停止承保某些保險產品，轉而推出新產品或升級產品的情形並不罕見。
在此情況下，如何為正清償保險債務的業務組合分配管理資源便成為十分重要的考慮事宜。畢竟，清償保險債務的狀態並非短期能完成。舉如長期保單，顧名思義，有效期將持續多年。部分一般業務保單亦可能具長期的延續性。因此，清償保險債務可能需時多年才能完成，而保險人必須為整個過程分配充足資源和做好管理。若於清償狀態下違反監管要求，同樣會受到保監局處罰，情況與繼續承保新業務的保險人出現違規行為的時候一樣。
正是為了解決這些潛在問題，專職處理清償債務的保險代理機構在香港保險市場方有其存在價值。
若某公司打算成為專職處理清償債務的保險代理機構，便需要應對保險監管框架的兩大核心事項：（1）所需獲取的牌照；及（2）承接管理正清償保險債務的業務組合時需滿足的外判準則。
要成為代表保險人專職處理清償債務的代理機構，以管理其正清償保險債務的業務組合，該機構就必須獲保監局發牌成為持牌保險代理機構。申請人須向保監局證明其符合《保險業條例》第64U條的適用標準，當中的重點是證明該機構是否從事相關業務的受規管活動的適當人選，以及該機構打算委任的負責人（RO）是否同樣屬於適當人選。
上述事項將考慮到申請機構預期進行的業務特性進行審核。因此，對於傳統保險代理機構，審核重心在於其銷售活動。反之，對申請成為專職處理清償債務的保險代理機構者（及其負責人），保監局將聚焦以下方面：
來自主事保險人的管治、管控與權限 - 保監局將評估該機構管理現存生效保單以提供服務的管治與管控機制是否完備。保監局尤其關注保險人授予該機構支付保單賠償與利益的權限水平，以及保險人對機構行使此類權限有什麽制衡措施。此類權限的運作，不得令向保單持有人支付款項的事宜出現不當延誤。機構與主事保險人的合約須作為牌照申請資料提交，以便保監局理解機構的權限範圍、保險人對機構的管控措施，以及機構在需要時獲取保險人指示的權利。保監局將嚴密審查保險人與機構之間，以及機構與保單持有人之間，任何可能損害保單持有人權益的潛在溝通問題。
代理機構的酬勞結構 - 保監局將審視代理機構的酬勞結構會否導致機構與保單持有人產生利益衝突，令保單持有人無法就其保單獲得充足水平的服務。
系統完備程度 - 若機構計劃透過自身的系統管理正清償保險債務的業務組合，審核將聚焦於系統的完成度與技術保障措施。申請機構需提供關於其系統與技術的盡職調查報告，展現系統與技術的完成度及安全性，並證明該機構擁有能以該業務模式營運的專業團隊。此外，申請機構須證明已設立有效程序與管控措施，以確保數據得到保護，並能管理（特別是減緩）網絡風險。
保監局的《外判指引》（「指引14」）同樣適用於清償債務保險代理機構的運作。根據指引14，外判是指一項安排，而根據該安排，服務提供者承諾提供原本應由保險人本身提供的服務，當中包括業務活動、職能或程序。當保險人委任清償債務保險代理機構代為管理其保單組合時，實際上就是將保單管理職能以及（按授予該機構的權限而定）理賠處理職能外判給該機構，而這些服務原本應由保險人自行提供。
指引14要求保險人在委任清償債務代理機構時，須對其進行風險評估與盡職調查，確保與機構的合約包含特定權利與義務、確保機構遵守所有與保密客戶資料有關的法律、對機構實施持續監控的管控措施，並制定應變計劃以確保清償債務代理機構的服務中斷時其業務得以延續。
作為代理機構牌照申請的一部分，申請機構必須證明其已獲至少一位保險人委任。為此，保險人須完成指引14的流程後方可作出委任。指引14流程中得到的大部份資訊將用於考慮牌照申請，例如：
保險人根據指引14對代理機構進行的盡職調查報告（尤其是對機構系統的審查結果）將有助保監局評估牌照申請；
保險人與該機構的合約也將作為牌照申請資料接受審查；
牌照申請的審查中，亦會重點關注保險人依據指引14要求制定的應變計劃，即若機構停止運營，保險人將如何保障對保單持有人的服務得以持續？是透過保險人收回保單組合自行管理，還是轉移至其他清償債務代理機構作管理？這些問題均需明確處理。
因此，保險人與代理機構之間高度合作，不僅有助滿足指引14的外判要求，亦能促進代理機構的牌照申請流程。
保監局在評估專職處理清償債務的保險代理機構於香港保險市場的角色時，還會關注以下兩項操守相關的具體問題：
獲授權保險人的最高數目 - 首項問題涉及《保險業(獲授權保險人的最高數目)規則》（第41K章）（下稱「主事人最高數目規則」），其規限持牌保險代理機構最多只能獲4名獲授權保險人委任，其中經營長期業務的保險人不得超過2名。在牌照申請過程中，保監局將審核申請機構業務計劃的可行性。代理機構必須展示出，根據主事人最高數目規則，該機構只能管理來自有限數量的保險人的正清償保險債務的業務組合時，其業務計劃依然可行。
在成功獲批牌照且業務模式經實際營運驗證可行後，清償債務代理機構最終可能確實同時管理4名保險人的保單組合，亦即主事人最高數目規則下的上限。若有第5名保險人提出委任請求，機構將因這些監管限制無法接受其委任。
因此，主事人最高數目規則很可能成為清償債務代理機構擴展其業務規模的限制。這亦進而影響其投資與效率提升，降低機構為所服務的正清償保險債務的業務組合的保單持有人提供更好服務的可能性。這或許是少數保監局可以考慮行使《保險業條例》第79條賦予的酌情豁免權的情形，用來允許清償債務代理機構代表第5名（乃至更多）主事保險人，前提是此舉能為保單持有人帶來實際利益。該豁免申請須於考慮接受第5名保險人委任時便提出。保監局將基於一定準則決定是否行使《保險業條例》第79條賦予的酌情豁免權，並主要與能否保障保單持有人有關，而相關因素如下：
批出豁免是否能更好地保障保單持有人；
對清償債務代理機構實施的現行監管要求（在獲豁免的情況下）是否足夠保障保單持有人；
批出豁免會否造成保險市場不公；
批出豁免是否對保單持有人有利（例如：能否滿足市場當前未獲滿足的保險需求? ）。
為市場問題尋求實際解決方案 – 保監局認為專職處理清償保險債務的代理機構的另一項價值，在於能為清償保險債務提供最終的實際解決方案，尤其是長期業務組合。。
處理清償保險債務的實際挑戰之一，是如何與保單持有人保持聯繫。相較於已退出香港市場且僅留有限資源維持授權以自行處理剩餘保單的保險人，以清償保險債務為核心業務的代理機構在此方面更具優勢。
透過與保單持有人保持溝通並獲取保單持有人的更新狀況（包括其聯繫方式），清償債務代理機構能（代表保險人）確認保險人於保單下的所有義務何時履行完畢。當全部保單的所有義務均獲解除後，清償保險債務程序即可終結，保險人便可申請撤銷授權並結束營運。
不過，俗語有云，人生總是不可能那麽完美。恐怕總是會有部分保單持有人並未更新他們的聯繫方式（儘管清償債務代理機構已發送提醒），而導致完全失聯。另有些時候，根據保單持有人的年齡，可以推定保險人會因此需要就保單支付身故賠償。若保險人（或代表保險人的清償債務代理機構）無法尋獲該保單持有人，清償債務程序將永遠無法完結。
此現象引申關鍵問題：保險人（或代表保險人的清償債務代理機構）可採取何種措施，以證明其已用盡一切途徑尋找剩餘的少量保單持有人/其受益人，從而宣告清償保險債務程序正式終結？專職處理清償債務的保險代理機構將能有效制定最佳實踐流程，包括借鑒其他司法管轄區的經驗。這些流程很可能可以為香港保險市場就如何終結清償保險債務程序帶來益處。舉例來説，以廣泛的方式公告以及為款項設立信託或存取於法院（以備剩餘未能聯繫的保單持有人/受益人或其代表未來申領）等方案均值得評估為實際解決方案。此事無疑值得進一步研議，而專職處理清償債務的保險代理機構帶來的實務經驗將對此有所助益。
專職處理清償債務的保險代理機構確實能在市場上佔一席之地，協助保險人有效、且高效地處理歷史留存的負債，並有助確保保單持有人得到公平對待。透過此類機構，可在推動業務重組、有序退出市場及策略轉型的同時，兼顧保單持有人的利益。這可以確保保險業務生命周期的一個重要環節，也就是保單組合的清償債務，獲得妥善資源分配和管理，從而鞏固整個保險市場的穩定性。
因此，專職處理清償債務的保險代理機構在香港保險市場日益增多是受歡迎的發展，亦標誌著市場變得更為成熟。我們衷心期望本文能幫助到有意於香港經營專職處理清償債務的保險代理業務者。