私隐政策

1. 政策声明

   我们尊重个人资料私隐，并承诺遵守《个人资料(私隐)条例》(香港法例第486章)的规定。为此，我们致力确保本局职员遵守最严格的保安及保密标准。

2. 我们所持有的个人资料的实务声明

   我们可能以保险业监管机构和僱主的身分，以及在根据相关法例及法规履行本局的法定职能时，收集及持有个人资料。我们在向个别人士收集个人资料之时或之前，会以适当的形式及方法向他们提供《个人资料收集声明》。《个人资料收集声明》会述明（除其他事项外）收集资料的目的。

   我们所持有的个人资料的大致类别及主要用途如下：

   (a) 授权、牌照和登记申请纪录及相关申报表和通知书，以及回应公众谘询文件的意见书，用于处理相关申请、进行谘询、展示公开登记册(如保险中介人士登记册)，以及履行本局的法定和行政职能和进行相关活动的用途；

   (b) 查询、投诉、查察、监督、调查及执法纪录，用于回应及处理查询、意见及或投诉，包括有关各方的调解、调查(如属适当)及任何执法或检控，以及履行本局的法定和行政职能和进行相关活动；

   (c) 人事纪录，包括职位申请及保险业监管局("保监局")职员的个人资料、职位详情、薪酬说明、付款、福利、假期及培训纪录、团体医疗及牙科保险纪录、强制性公积金计划的参与、工作表现评估及纪律事宜等等，用于招聘及人力资源管理的用途；

   (d) 其他行政及营运纪录，视乎纪录的性质而用于不同的用途（例如供执行职能和进行相关活动，组织和举办推广、教育及培训活动，订阅刊物等）。

   有关个人资料可能包括敏感的个人资料（例如健康资料）。除非另有指明，否则提供个人资料一般属自愿性质。如所要求的个人资料未获提供，或所提供的资料属不准确或不齐全，可能导致我们未能处理你的请求、申请、意见书、查询、投诉或其他事宜（视情况而定），或令我们未能根据相关法例及法规履行本局的法定及行政职能。

   在根据相关法例及法规履行本局的法定及行政职能时，我们所持有的个人资料可能会披露予相关法庭、审裁处和委员会，及／或（在法例容许或有所规定的情况下）依据我们与其他监管机构（本地／海外）之间的任何监管／监督／调查协助安排，披露予其他本地及／或海外监管／政府／司法机构，或由我们委聘协助本局履行法定职能的人士。为回应公众谘询文件而提供的资料可能会披露予香港或其他地区的公众人士。

   当个人资料在与该等目的有关的情况下被转移至香港以外地区时，该等地区可能或可能不会提供与香港相同或水平相若的个人资料保障。

3. 透过本局网站内的表格／栏目收集的个人资料

   一般而言，在不影响本局就我们持有的个人资料所发表的上述实务声明的前提下：

   (a) 我们会将你在"联络我们"、"保险科技专区"或本局网站其他类似的栏目／功能内提供的资料，用于回复或处理你的查询、意见、建议或其他事宜。除非法例容许或有所规定，否则有关个人资料不会未经你的同意而用作其他用途、予以披露或转移。

   (b) 在订阅服务一栏收集的个人资料，将用于向订阅用户发出提示及传送订阅资讯，并用作编制读者统计资料。除非法例容许或有所规定，否则有关个人资料不会未经你的同意而用作其他用途、予以披露或转移。

   (c) 透过网上表格或保监局服务网站而收集的个人资料，将以履行本局的法定和行政职能和进行相关活动的目的（包括但不限于处理有关申请、进行谘询及展示公开登记册）而予以使用、披露或转移。

   (d) 透过对公众谘询文件作出回应的意见而收集的个人资料，将为相关谘询文件内的《个人资料收集声明》所列明的目的而予以使用、披露或转移。

   (e) 在"投诉表格"内提供的个人资料，只会在与投诉有关（例如可能需要向被投诉保险人／保险中介人披露资料，或其他监管机构）、为了履行我们的法定职能，或法例容许或有所规定的情况下使用、披露或转移。如投诉人提供的资料不准确或不齐全，有关投诉的处理可能会受到影响(请参考以下备注)。

   (f) 回应刊登在本局网站上的招聘通告的求职者所提供的个人资料，用于处理该求职者的工作申请及与招聘有关的用途，以及除非法例容许或有所规定，否则有关个人资料不会未经你的同意而用作其他用途、予以披露或转移。

4. 浏览本局网站时收集的资料

   当你浏览本局网站时，有关你到访的资料将以一项"点击纪录"的形式记下，而该项纪录可能会显示你的互联网规约（“IP”）地址及曾浏览的网页，但不会收集任何可辨识你身分的个人资料。我们会将有关资料用作统计用途，以及用来维护和改良本局网站。

   请注意，我们会在你浏览本局网站时使用曲奇档案（Cookies）。曲奇档案是储存于你的电脑硬碟上的数据档案。当你浏览本局网站时，我们会在你的浏览器上或电脑硬碟上自动安装及使用曲奇档案。在本局网站上使用的曲奇档案类型有工作阶段曲奇档案（Session cookies）和持久曲奇档案（Persistent cookies）。使用曲奇档案的目的是帮助我们提升网站的性能和用户体验，因为它们用于储存当你浏览本局网站的文字大小和语言资料。

   本局网站所使用的曲奇档案不会收集或储存可识别的个人资料。你可以更改你的浏览器或互联网安全软件的设定，以拒绝接受曲奇档案。不过，如果你拒绝接受曲奇档案，便可能无法全面享用本局网站上的全部功能。

5. 外判安排

   保监局的内部资讯科技系统是由本局内部职员及本地第三方服务供应商开发及维修的。该等第三方服务供应商不能读取该资讯科技系统内的个人资料，但在保监局职员监督下于保监局或数据中心进行故障检修时则除外。

   保监局网站是由本地第三方服务供应商开发及维修的。保监局的所有服务供应商均受合约约束，须将接触到的任何资料保密，以保障资料免受未经授权的查阅、使用、保留、披露及转移。

6. 保留资料

   本局收集及持有的不同类型个人资料都有不同的保留期限。我们会采取一切合理可行的措施，确保个人资料不会保留超过为达致使用或拟使用有关资料的目的（或任何直接相关目的）所需的时间，惟法例容许或有所规定者除外。

   一般而言，下述的保留期限将适用于透过本会网站收集的个人资料：

   (a) 透过普通查询﹑"保险科技专区"或本局网站其他与类似的栏目／功能内所提供的资料，本局会在与有关个人资料的拥有者的最后通讯后保留不多于一年。

   (b) 在登记使用订阅服务时提供的个人资料，将于取消使用该项服务后自动删除。

   (c) 在任何包括授权﹑牌照和登记申请、周年申报表及公开资料要求及任何其他要求提供资料的表格（透过本网站上的表格以电子方式或以纸张形式提交）内提供的个人资料，均会按本局为妥善履行职能的需要而保留不多于七年（已获批准或接受的授权、牌照和登记申请除外）。

   (d) 在回应公众谘询文件的意见书内提供的个人资料，会在有关咨询总结刊登后的一年被销毁。

   (e) 在"投诉表格"内提供的个人资料，在一般的情况下，本局会在个案结束后保留不多于七年。

   (f) 回应刊登在本局网站上的招聘通告的求职者所提供的个人资料，在有关申请不成功的情况下，会在申请截止日期起计六个月后被销毁。

7. 公众纪录册

   依据《保险业条例》(香港法例第41章) 的有关条文或任何根据该条例制订的规则或规例，本局须备存载有获授权保险人及持牌保险中介人的具体资料的公众纪录册。就此而言，该等公众纪录册可能载有若干个人资料，而香港或其他地区的公众人士可查阅该等公众纪录册。

8. 保护个人资料

   本局采取适当步骤保护本局持有的个人资料，以免该等资料有所遗失、在未经授权的情况下被查阅、使用、修改或披露。你在本网站向本局提供的所有个人资料均受到保护。

9. 查阅及更正个人资料

   根据《个人资料(私隐)条例》的条文，你有权要求查阅及更正本局所持有关于你的个人资料。请注意，所有查阅资料的要求均应以香港个人资料私隐专员公署指明的表格提出，有关表格可透过以下连结取得："查阅资料要求表格"。

   本局在处理查阅或更正资料的要求时，会检查提出要求者的身分，以确保该人有合法权力提出查阅或更正资料的要求。本局或会就应 阁下查阅资料要求而产生的行政及实际成本收取合理的费用。

   本局并没有提供网上设施让你删除或更正本局持有的个人资料。

   有关个人资料的查阅或更正由本局持有的个人资料的任何要求，均应以邮政方式向以下人士提出：

   个人资料私隐主任
   保险业监管局
   香港黄竹坑香叶道41号19楼

10. 查询

    任何有关个人资料私隐政策及实务的查询可透过邮递上述通讯地址或电邮，向个人资料私隐主任提出。

备注：然而，请留意，凡有投诉人向本局披露资料，即使本局的政策是在任何可行的情况下均不应向外界透露投诉人的身分，但如该项资料是为某些与执法及规管有关的目的而持有或使用的话，本局根据《个人资料(私隐)条例》第58条获豁免而不受第3及6项保障资料原则（使用及查阅个人资料）所管限。因此，不论投诉人有否作出授权，本局仍可为该等目的而使用有关资料。该等目的包括防止、排除或纠正（包括惩处）不合法或严重不当的行为，以及保障公众免受因提供财经服务的人的不诚实行为、不胜任、不良行为或严重不当的行为而导致的财政损失。